近所に住む小1の友だち同士で遊ぶ約束をした長男は、ゴミ集積所にて待ち合わせしてるという。
近所に住んでいる友だちといっても、2件隣で、ゴミ集積所も2件隣の家の前で、集合時間も決めていないという状況です。
だから、幾度となくゴミ集積所に見に行くんです。
なんといとおしいのだ。
思い返すと、小1の頃って、そんな穴だらけだけど、うまく回ってたよね。
今回は、業務におけるメールでの文章作成方法をまとめます。
1.文章作成の4つのステップ
ステップ1：論点を絞る
・テーマが意図していることを明確にとらえる
・何を伝えたいのか洗い出してから絞る
・読み手のニーズに合わせて調整する
ステップ2：文章を構成する
・P(Point)結論：主張したいポイントを端的に
・R（Reason）理由：どうしてその結論に至ったか
・E（Example）例示：理由を裏付ける実例を挙げる
・P(Point)結論：再度、主張したいポイントを示す
ステップ3：表現を工夫する
・文体を統一する
- 敬体（です・ます）：特定の人物に呼びかけるとき
- 常体（である・だ）：不特定の人物に対して公的に書くとき
・一文の長さを整える
・字配りに配慮する
・わかりやすい言葉を使う
・タイトルを簡潔にする
・データ・数字は図表化する
ステップ4：推敲を重ねる
・正しい言葉と表現を使う
- 敬語の使い方
- 接続詞を適切に使う
- 誤字と誤用に気をつける
- 口語体と分語体に気をつける
- 流行言葉は使用を控える
- 専門用語や外来語に注意する
- 事実の誤認がないかを確認する
・無駄語を省く
- 重複語
×「すべて一任する」 → ○「一任する」
×「再度、繰り返して言う」 → ○「繰り返して言う」
- 無意味な語尾表現
×「送付することが可能である」 → ○ 「送付できます」
×「というように考えました」 → ○「と考えました」
・文章の書き方のルールを守る
- 改行
- 改行後の字下げ
- 括弧の使い方
- 数字・記号の表記
- 出典の記載
2.メールの特性
メールのデメリット
・重要な要件や深刻な内容に不向き
・紙の書類に比べて読みにくい
・メール環境の違いにより、送受信がスムーズにいかない場合もある。
・直接話さないので、感情的なトラブルが起きやすい。
件名のつけ方
・固有名詞やキーワードを入れる
本文の内容を連想させるキーワードを入れて、何についての用件なのかを明確にする。
・重要性や緊急度がわかるようにする
・件名だけで内容がわかるようにする
相手にとって分かりやすい伝え方を意識する
・相手から来た内容を引用するための「＞」の活用
・件名内に「Re:」が増えて件名が表示されにくくなった場合には、「Re:」を1つにしてから返信する
丁寧にしようと思って作った文章が、分かりにくかったり、日本語として正しくなかったりすることもあるため、検索などを怠らずに、丁寧をこころがけていきましょう。
日々のコミュニケーション、されどコミュニケーションという意識が大切ですよね。
ではまた。
